浅野直樹の学習日記

Slack、Notion、GitHub、G Suiteなど、さまざまな業務効率化を使うことになり、これらの業務効率化ツールとどのように付き合っていけばよいかを整理したく、この記事を書きました。

 

業務効率化との付き合い方は、年代や働き方によって大きく異なると思いますが、この記事では一つのリアルな例を提供します。

 

個人史を振り返り、現在の姿をまとめ、概念整理をします。

 

１．個人史

（１）高校卒業まで（〜２００１年）

私は１９８２年生まれでして、初めて電子メールを使ったのが２００１年に高校を卒業する直前のことでした。今で言うガラケーのキャリアメールです。クラスメートとメールアドレスを交換し、その日は夜遅くまでやり取りしたことを覚えています。

思い出話はさておき、メールを最も原始的な業務効率化ツールに位置づけるとして、それ以前にツールを使ったことはないということになります。

現代でしたら、中学生や高校生でも日々の学習に業務効率化ツールを使うことがあるでしょうから、時代によって規定される部分が大きいです。もっとも、私は、当時の紙に手書きをするノートでさえ、極力作らないタイプでした。できるだけツールに頼らず自分の脳内で完結させたいという志向を一貫して持っています。

（２）大学時代（２００１年〜２０１３年）

私は長く大学（大学院）に在籍しておりまして、２００１年〜２０１３年の間を指します。

２００１年に大学に入ってから初めてパソコン（PC）を本格的に使いました。それまでは中学校の技術家庭科の授業で意味もわからずパソコンを触った記憶が薄っすらあるくらいです。

エンジニア職にある者としては遅いパソコンデビューですけれども、少し上の先輩は卒論を手書きしていたほどですから、一般人としては平均的な姿かなと思います。私の記憶が正しければ、「京都大学　織田信長」というワードでインターネット検索をしてヒットした件数が１件や２件だったと２００１年頃に何かに書かれていたので、それくらいの時代だと想像してください。

思い出話が過ぎました。業務効率化ツールに話を戻します。といっても相変わらず使っていたのはメールくらいです。パソコンで使うメールとしては、最初gooメールを使い、のちにGmailに移行して、現在まで使い続けています。私は今でもGmailを業務効率化ツールの主力として使っていますから、若い頃に身に着けた習慣を変えるのが難しいのかもしれません。

２０１３年までにメール以外の業務効率化ツールを使っていた記憶はありません。パソコンは日常的に使うようになっていたので、フォルダを階層別に整理して、塾で担当している生徒ごとに教材を格納するといった形でタスク管理をしていた記憶はあります。

TwitterやFacebookといったSNSが流行り始めた頃に試してみましたが、長続きしませんでした。その頃から現在に至るまで使い続けている人もたくさんいますから、SNSをどう使うかは個人の趣味嗜好によるのかなと思います。

（３）近年（２０１３年〜２０２４年）

この約１０年でさまざまな業務効率化ツールに出会いました。塾やエンジニア関係その他いろいろな仕事をするようになったという個人的な事情と、各種ツールが登場したという時代がマッチしたのでしょう。

私はできるだけ脳内で完結させたい派であり、紙のスケジュール帳でさえ長らく使っていませんでした。複数の仕事を掛け持ちするようになり、また若い頃のように何でも覚えられないようになって、渋々紙のスケジュール帳を２０１３年の少し前に導入していました。

紙のスケジュール帳からGoogle カレンダーに切り替えたのは２０１４年１２月です。これはGoogle カレンダー上に記録が残っているのではっきりしています。

LINEも２０１２年〜２０１３年あたりに使い始めました。プライベートに近いやり取りで使うことが多いです。

Slackは２０１８年に使い始めました。エンジニア関係の仕事をしている人から教えてもらいました。

GitHubを使い始めたのは２０２０年です。エンジニア的な仕事を本格的にするようになって導入しました。

Notionはごく最近登録しました。それがこの記事を書くことになったきっかけです。

kintone、Zoom、Chatworkなども、業務上で求められて使ったことがあります。

 

２．現在の姿

自分から主体的に使うのは、メール（Gmail）とスケジューラー（Google カレンダー）だけです。

メールはなるべく早く返信するようにして、返信し終えたりそもそも返信の必要がなかったりするメールはアーカイブして受信トレイから見えないようにしています。

そうすると、受信トレイが、返信対応しなければならない案件などのタスク管理を兼ねられます。

Slack、Notion、GitHubなどもメール通知に対応していますから、メールに一元化することができます。

メールという仕組みは一つの会社に依存しているわけではありませんし、共通のインターフェイスとして優れていると思っています。

世代のせいかメールが万能ツールだと思っている節が私にはありますが、月のカレンダーというビジュアルで予定を把握したいという思いも他方であり、スケジューラーはメールと別に利用しています。

締切があるようなタスクはスケジューラーのほうに書き込んで管理しています。

受信メールが起点とならない事柄については、Gmailの下書きかGoogle カレンダーにメモするようにしています。スマホからでも簡単に入力できますしね。

そうするとインターネット上に保存されるので消えてしまうことが基本的にありませんし、クロスデバイスで参照できますので。

ついでに言いますと、インターネットの閲覧にはGoogle Chromeを使っておりまして、GmailとGoogle カレンダーのタブを常時開いています。

翻訳、決算作業、資格試験対策、業務用の連絡ツールなど、その時々で取り組んでいることに関するリンクをGoogle Chromeのブックマークバーの見えやすい場所に配置して、作業の取っ掛かりのハードルを少しでも下げるようにしています。

プログラミングのコードを本格的に書く場合はGitHubを使います。バージョン管理に優れていますし、デプロイでも使うことになりますから。

あとは取引相手が求めるままのツールを使います。

これが２０２４年現在の私の完成形です。

 

３．概念整理

業務効率化ツールとして必要となる機能を挙げると、コミュニケーション、スケジューラー、タスク管理、メモあたりになるでしょう。

コミュニケーションは相手があってのことですから、相手の希望するツールを使うという側面が大きいです。

スケジューラーも多くのツールで使うことができ、個人的にはできれば使いたくないのですが、たくさんの仕事を掛け持ちしているとそういうわけにもいきません。毎日決まった会社に出勤するという仕事であれば、スケジューラーを使わなくても何とかなるかもしれないと想像はします。

タスク管理は複雑なツールを使うくらいならさっさと片付けたほうがよい、時間がかかるものであれば少しずつ終わらせたいと思ってしまうので、基本的に使いません。私は、コミュニケーションやスケジューラーと紐つけて管理しています。

メモはおよそどのようなツールでも使える機能でしょう。そして、個人的には、極力メモは取りたくない派です。大事なことは脳内に入れたほうが早いです。忘れてしまうようなことは大事ではないと言いたいところです（仕事上の細かい数字などはメモに取ります）。

調べたことや考えたことをこうした記事にまとめるのも、そうすることで荷を下ろしてすっきりさせて、次の新しいことに取り組めるようにするという目的があったりします。

先に述べた現在の完成形を概念的に分解すると、このようになります。

とにかくシンプルにすっきりさせたいという思いが強いです。